- характеристики
- Отложенный прием сообщения
- Ограниченные циклы
- Мало места для резервирования
- Предварительное планирование
- Типы
- Memos
- Отчеты
- Брошюры
- Сообщения электронной почты
- Предложения
- Письма
- Телеграммы
- Факсы
- Элементы письменного общения
- преимущество
- Постоянство во времени
- Механизм управления
- сохранение
- Более высокий уровень отражения
- Меньше шансов искажения и интерпретации
- Недостатки
- Расходы
- Способность к эффективному пониманию
- Обратная связь
- Сложность выражения эмоциональности
- Задержанное или неопределенное подтверждение
- Отсутствие гибкости
- Ссылки
Письменное сообщение является любым видом взаимодействия , который использует написанный код. Хотя он основан на той же языковой системе устной речи, его свойства различны. Таким образом, в отличие от других, письменная форма полностью условна. Это должно следовать определенным шаблонам в соответствии с правилами, установленными языком.
С другой стороны, письменное общение является наиболее распространенной формой формального общения между людьми и выполняет различные социальные функции. Среди его применений он очень часто используется для документирования различных типов событий и для проведения межличностных взаимодействий.
Кроме того, еще одной из наиболее важных характеристик является то, что он не требует присутствия отправителя и получателя в одном и том же пространстве и времени. Таким образом, сообщение принимается лениво, а взаимодействие автора (отправителя) и читателя (получателя) очень ограничено.
С другой стороны, письменное общение - это, по сути, творческая деятельность, требующая сознательных усилий. Это усилие исходит от стимулов, производимых умом.
Этим он отличается от орального, где они воспринимаются извне сенсорными рецепторами. С другой стороны, писательские навыки исходят из внутренней интеллектуальной деятельности.
характеристики
Отложенный прием сообщения
Одна из характеристик письменного общения связана с фактором времени. В ситуации личного общения зашифрованные сообщения отправителя мгновенно принимаются получателем.
Но в письменном общении всегда есть задержка. Как правило, для этой задержки нет фиксированного срока.
Ограниченные циклы
Цикл связи включает четыре основных коммуникативных элемента: отправитель, сообщение вместе с каналом связи, получатель и ответ или реакция. Поскольку получение сообщения происходит с задержкой, цикл письменного общения более ограничен.
Однако благодаря новым достижениям в области коммуникации и информации многие каналы позволяют завершить последний этап цикла (обратная связь или ответ) почти за то же время, что и при личном общении. Примером этого являются службы обмена мгновенными сообщениями.
Мало места для резервирования
Письменная запись ограничивает возможность дублирования. В устном общении жесты и паравербальные элементы, такие как интонация, поддерживают вербальный язык.
В письменном общении дело обстоит иначе. По этой причине уровень спроса выше, что вынуждает эмитента использовать слова с большей точностью.
На самом деле письменное общение имеет высокую социальную ценность. Эта оценка снижается при повторении слов и использовании одних и тех же синтаксических шаблонов. Здесь преобладает оригинальность и даже формальное новаторство.
Предварительное планирование
Как правило, письменное общение не является импровизированным действием. Письмо часто соответствует ряду условий или требований. Среди них, если требуется эффективная коммуникация, необходимо четко понимать содержание сообщения в целом и его внутреннюю формулировку.
Для этого у эмитента должна быть схема организации текста. По мере продвижения текста все элементы сообщения объединяются, пока не будут получены соответствующие идеи со смыслом.
Типы
Что касается типов письменного общения, то существует столько же множественных и разнообразных сфер человеческой деятельности. Таким образом, каждый раз одни (телеграммы) исчезают, а другие появляются (например, электронная почта). Только некоторые из них будут описаны ниже.
Memos
Записка - это популярное средство внутреннего письменного общения между членами организации. Это короткая форма письма с минимальными формами вежливости и немедленным доступом к конкретной теме сообщения.
В этом виде общения обычно используются заранее установленные форматы. Главное правило, которому необходимо следовать, - это правильная формулировка, а также личное и иерархическое уважение. Стиль письма должен быть прямым и без каких-либо привычек.
Отчеты
Отчеты - еще один вид письменного общения. Их можно использовать в коммерческих, образовательных, юридических или научных целях.
В зависимости от характера и цели отчета уже могут быть заранее установленные форматы. Однако в общих чертах отчет должен содержать краткое введение, основные цели и результаты.
В некоторых случаях включены графики и таблицы, чтобы облегчить понимание результатов. Точно так же многие отчеты содержат список рекомендаций.
Брошюры
Брошюры - это публикации, в которых компании представляют свои продукты и услуги. Они также размещены, чтобы помочь торговым представителям во время визитов к клиентам.
Компании выпускают брошюры самых разных форм и размеров. Некоторые брошюры имеют размер Letter, а другие сложены пополам или на три части.
С другой стороны, они отличаются яркостью и обилием изображений в основных товарах или услугах. Текстов немного и с большим количеством пробелов, чтобы брошюру можно было легко прочитать.
Сообщения электронной почты
Электронная почта в настоящее время является очень распространенной формой общения. Они используются для отправки документов, организации встреч, подтверждения встреч и связи с кандидатами на работу. Кроме того, они используются для решения личных вопросов.
Несмотря на относительную неформальность, электронные письма должны соответствовать определенным общепринятым правилам. Для этого в его формате назначаются пробелы для отправителя, получателя, темы и пробел, в который должно быть написано сообщение.
Даже если они используются в некоммерческих целях, необходимо соблюдать определенные правила, чтобы избежать негативной реакции. Среди них можно отметить правильное написание имен и заголовков, правильное использование знаков препинания и правильное согласование предложений и абзацев.
Предложения
Предложения - это документы, которые описывают будущие проекты. Обычно это всего одна или две страницы. Сюда входят сопутствующие затраты на каждую конкретную задачу проекта.
Могут быть включены другие расходы, не связанные с проектом, например, печать, почтовые расходы и почтовые расходы.
Письма
Письма - одна из древнейших форм письменного общения. Тема писем может быть личной или деловой. До появления электронных форм они были очень популярными средствами связи. Как и в электронной почте, использовались коммерчески трезвые формы вежливости и краткие сообщения.
Однако в личных письмах было меньше условностей в написании. Бесплатное лечение было минимальным. Тема разрабатывалась для удобства отправителя и получателя сообщения. Количество страниц было ограничено вместимостью обоих. Постепенно они были заменены электронными сообщениями.
Телеграммы
Телеграмма - это краткая упрощенная версия письма. Здесь формулы вежливости сведены к минимуму и иногда опускаются. Текст сообщения написан с опущением как можно большего количества слов и сохранением минимума, необходимого для его понимания.
Кроме того, формы вежливости обычно были стандартными и сокращенными (мистер вместо мистера, миссис, миссис и т. Д.). Как и в письмах, его использование сокращается с развитием электронных средств массовой информации.
Факсы
Это был новаторский способ передачи письменных сообщений в электронном виде. Хотя и написание, и чтение были выполнены на бумаге, передача осуществлялась электронными средствами. Его использование сократилось из-за растущего использования электронных средств массовой информации.
Элементы письменного общения
В общих чертах, тремя основными элементами письменного общения считаются структура (форма содержания), стиль (написание) и содержание (тема).
С точки зрения структуры, он помогает читателям понять тему. Вот почему рекомендуется четко понимать цели} перед тем, как начать писать.
Что касается стиля, это в первую очередь относится к эмитенту. Однако также важно учитывать потенциальных получателей письменных материалов. Иногда требуется использование коротких предложений или абзацев с простой лексикой. Иногда сообщение должно быть немного более длинным и подробным.
Наконец, с точки зрения темы, их может быть очень много. Все области человеческого взаимодействия могут быть предметом письменного общения. Это включает в себя все, от научного до личного, в соответствии с законами и процедурами.
преимущество
Постоянство во времени
Письменное общение - постоянное средство информации. Следовательно, это полезно, когда требуется вести учет. Точно так же это очень важно для правильного делегирования обязанностей и установления правил и процедур. С другой стороны, он позволяет повторять запросы сообщений.
Механизм управления
Благодаря возможности постоянства во времени письменное общение идеально подходит в качестве инструмента контроля. Таблицы контроля или результатов, законы, соглашения, среди прочего, являются документами, которые обычно обрабатываются с помощью этого способа связи.
сохранение
Письменное общение имеет высокий уровень сохранности. Это позволяет ему быть безопасным и долговечным. Технологический прогресс сделал возможными другие средства сохранения информации. Однако до настоящего времени первоначальный письменный документ продолжает оставаться окончательным доказательством его существования и оригинальности.
Более высокий уровень отражения
Люди, которые используют это средство, эффективно размышляют перед написанием. Написанию сообщения всегда предшествует процесс обдумывания и определения того, что вы хотите выразить. Даже само письмо - это рефлексивный процесс. Следовательно, этот коммуникативный режим идеален для точности и точности передачи.
Меньше шансов искажения и интерпретации
В сообщениях, передаваемых посредством письменного общения, меньше вероятность искажения. В этой системе связи информация постоянно записывается и может быть проверена в любое время. Таким образом, уменьшается вероятность искажения или изменения информации.
С другой стороны, меньше шансов неверно истолковать сообщения. В случае сомнений, сообщение можно перечитывать сколько угодно раз, пока оно не будет полностью понято.
Точно так же скорость чтения или повторного чтения может регулироваться в зависимости от уровня понимания получателя сообщения. Таким образом можно гарантировать, что если и отправитель, и получатель обрабатывают одни и те же коды, сообщение будет доставлено по желанию.
Недостатки
Расходы
Письменное общение неэкономично. Существуют расходы, связанные с материалами (среди прочего, бумага и чернила) и трудозатратами, использованными для написания и доставки писем. Эти расходы могут увеличиваться в зависимости от физического расстояния между отправителем и получателем.
Способность к эффективному пониманию
Использование письменного общения требует больших навыков и умений в использовании языка и словарного запаса. Отсутствие навыков письма и низкое качество текстов негативно сказываются на сообщении и ставят под угрозу его эффективное понимание.
Обратная связь
Отзыв на сообщение в письменном виде не происходит сразу. В этом типе связи процесс кодирования и декодирования идет медленно.
В зависимости от используемого кода понимание может занять больше времени, чем хотелось бы. В любом случае обратная связь осуществляется для удобства получателя сообщения, а не отправителя.
Сложность выражения эмоциональности
В письменном общении сложнее выразить эмоциональность как средство рефлексии. Фактически, поэты и художники, которые используют эту среду для выражения красоты и эмоций, используют сложные приемы. В некоторых случаях они успешны, но в других случаях они не достигают цели передать эмоциональность художника.
Этот тип общения известен как холодный, безличный и контрастирует с другими формами общения, которые могут включать вербальные и жесты. По этой причине он чаще используется при передаче информации, в которой важна точность фактов.
Задержанное или неопределенное подтверждение
Письменный метод связи затрудняет немедленное подтверждение получения сообщения. В некоторых случаях даже невозможно определить, дошло ли сообщение до предполагаемого получателя.
Отсутствие гибкости
Отсутствие гибкости - еще один недостаток письменного общения. После того, как исходное сообщение было выпущено, нет возможности быстрого исправления содержимого.
Любые необходимые изменения должны быть одобрены получателем сообщения. Точно так же каждое внесенное исправление, даже частичное, влияет на все сообщение.
Ссылки
- Inc. (з / ж). Письменное сообщение. Взято с сайта inc.com.
- Сегал, МК (2008). Деловое общение. Нью-Дели: Excel Книги Индия.
- Кабрера А. и Пелайо Н. (2001). Язык и общение. Каракас: Национальный.
- Боланьос, Б. (1996). Письменное сообщение. Сан-Хосе: EUNED.
- Саттл Р. (2017, 26 сентября). Типы письменного делового общения. Взято с сайта bizfluent.com.
- Sckool. (2017, 07 февраля). Три основных элемента письменного общения. Взято с sckool.org.
- MSG. (з / ж). Письменное общение - значение, преимущества и недостатки. Взято с сайта managementstudyguide.com.
- Деловое общение. (з / ж). Преимущества и недостатки письменного общения. Взято с сайта thebusinesscommunication.com.
- Деловое общение. (з / ж). Недостатки письменного общения в бизнесе. Взято с сайта bizcommunicationcoach.com.