СИСТЕМА ВЕЧНОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ: РАБОТА, ПРЕИМУЩЕСТВА - ДУДАС - 2026

Система постоянного учета запасов - это метод учета запасов, при котором продажа или покупка товарно-материальных запасов немедленно фиксируется с помощью компьютеризированных систем и программного обеспечения для управления активами предприятия.

Он показывает довольно подробное представление об изменениях запасов с немедленными отчетами об объеме запасов на складе и точно отражает уровень доступных товаров.

Постоянный учет запасов является предпочтительным методом отслеживания запасов, так как при правильном управлении он может постоянно генерировать достаточно точные результаты.

Для бизнеса наличие большего количества запасов, чем вам нужно, обходится дорого и может привести к расточительству. С другой стороны, их слишком мало означает, что вы рискуете разочаровать клиентов и потерять доход от продаж в пользу конкурентов.

Поскольку программное обеспечение для непрерывной инвентаризации всегда актуально, вы можете мгновенно отслеживать уровни запасов, что позволяет быстрее реагировать на изменения спроса.

Как работает процедура?

Благодаря системе непрерывного учета запасов компания постоянно обновляет учетные записи, учитывая их добавления и вычитания для таких действий, как:

- Приобретены предметы инвентаря.

- Товар продается со склада.

- Материалы, взятые из инвентаря для использования в производстве.

- Выброшенные предметы.

Система отлично работает в сочетании с компьютерной базой данных, обновляемой в режиме реального времени персоналом склада с помощью сканеров штрих-кода или продавцами с помощью терминалов торговых точек.

Периодическая инвентаризация по сравнению с постоянной инвентаризацией

Традиционно, если вы хотели узнать, сколько товаров было в наличии на складе, вам нужно было выполнить физический подсчет и согласовать его с ручными или автоматизированными системами на основе партий.

Компании физически учитывали запасы в конце определенного периода, и данные по запасам были обновлены в это время. Это известно как система периодической инвентаризации, поскольку информация периодически обновляется.

Система постоянного учета запасов использует программное обеспечение и процессы управления запасами, которые позволяют обновлять движение запасов в режиме реального времени.

Сотрудники используют сканеры штрих-кода для записи продаж, покупок или возвратов по мере их совершения.

Эта информация отправляется в базу данных, которая постоянно обновляется для записи каждого изменения. Постоянное обновление инвентаризации - это то, что дает системе имя и отличает ее от периодического подхода.

Бессрочные учетные записи инвентаря

В рамках этой системы нет необходимости поддерживать учетную запись закупок, поскольку счет запасов оплачивается непосредственно при каждой покупке товаров.

Счета, которые будут размещены в этой системе:

- Когда товар приобретается для хранения в инвентаре:

- Когда к стоимости товара добавляются такие расходы, как фрахт, страхование и т. Д.:

- Если товар возвращается поставщику:

- Когда товар продается:

- Если товар возвращается покупателем:

- Когда обнаруживается разница между суммой инвентарного счета и физическим подсчетом:

преимущество

Обеспечивает точное пополнение

Изменения запасов фиксируются в реальном времени при покупке и продаже запасов. Это позволяет вам создавать отчеты, которые сразу же идентифицируют запасы товаров, которые заканчиваются.

Откройте для себя упадок и воровство

В системе периодической инвентаризации запасы корректируются в конце периода, подтверждая инвентаризационный подсчет. Это скрывает любые кражи, отклонения или даже ошибки подсчета, когда эта корректировка переносится на счет стоимости проданных товаров.

Бессрочная система сравнивает стоимость запасов в системе с подсчетом на конец периода и позволяет вам исследовать любые расхождения.

Обеспечивает более точную промежуточную финансовую отчетность

Поскольку в системе периодической инвентаризации стоимости запасов не изменяются в течение периода, как счет запасов в балансе, так и счет стоимости проданных товаров в отчете о прибылях и убытках неверны на протяжении всего периода. период.

Бессрочная система поддерживает правильность этих сумм и обеспечивает более точный набор финансовых отчетов за период.

Более точное управление уровнями запасов

Уровни инвентаря всегда верны и доступны онлайн в любое время. Вы можете правильно рассчитать свой оборот, чтобы знать, замедляются ли продажи или товары больше не продаются быстро.

Интеграция с другими бизнес-системами

Информация о запасах в реальном времени жизненно важна для финансовых и бухгалтерских команд. Интеграция системы инвентаризации с финансовыми системами помогает обеспечить точную налоговую и нормативную отчетность.

Продавцы могут повысить качество обслуживания клиентов, напрямую влияя на их репутацию. Его интеграция с системами мерчандайзинга дает этой команде актуальную картину того, что продается, а что нет.

Недостатки

Высокая стоимость внедрения

Чтобы использовать систему вечной инвентаризации, бизнес должен сначала установить специализированное оборудование и программное обеспечение. Для правильного внедрения системы требуются большие начальные вложения, много ресурсов и времени.

После установки необходимого оборудования и программного обеспечения их регулярное обслуживание и обновления останутся обязательными, что будет обходиться предприятиям еще дороже.

Большая сложность

Это требует, чтобы компании предлагали обучение каждому из сотрудников из-за сложности системы.

Сотрудникам потребуется обучение использованию уникального программного обеспечения компании, а также обучение использованию специального оборудования, например сканеров.

Зарегистрированный инвентарь может не отражать фактический инвентарь

Проведение проводок сразу после их проведения может быть недостатком, поскольку проведенные запасы могут не отражать фактические запасы с течением времени.

Это связано с тем, что в системе непрерывной инвентаризации подсчеты инвентаризации используются нечасто.

При большем количестве людей, вводящих транзакции в систему, компания принимает на себя больший риск совершения ошибок из-за человеческой ошибки.

Больше времени потребления

В системе периодической инвентаризации компании выделяют определенное время для учета запасов.

Их можно регистрировать еженедельно, ежемесячно или даже ежегодно. Это делает систему периодической инвентаризации менее затратной по времени, чем система постоянной инвентаризации.

В бессрочной системе каждая транзакция должна регистрироваться немедленно. Аудиторы должны проверять транзакции, чтобы убедиться, что они правильные, а также необходимо провести инвентаризацию для выявления расхождений в цифрах.

Ссылки

1. Стивен Брэгг (2017). Система вечной инвентаризации. Бухгалтерские курсы и книги CPE. Взято с: Accountingtools.com.
2. Инвестопедия (2018). Бессрочная инвентаризация. Взято с сайта investopedia.com.
3. Учет для менеджмента (2017). Система вечной инвентаризации. Взято с: accountformanagement.org.
4. Oracle Netsuite (2018). Зачем использовать вечную систему инвентаризации? Взято с: netsuite.com.
5. Энджи Мор (2018). Преимущества системы непрерывной инвентаризации. Малый бизнес - Chron.com. Взято с: chron.com.
6. Таня Робертсон (2018). Недостатки системы непрерывной инвентаризации. Малый бизнес - Chron.com. Взято с: smallbusiness.chron.com.