СИСТЕМА ИНВЕНТАРИЗАЦИИ: ВИДЫ, МЕТОДЫ И ПРИМЕРЫ - ДУДАС - 2025

Система инвентаризации - это система мониторинга, которая сообщает о количестве имеющихся материалов, материалов или готовой продукции. Это гарантирует, что нужное количество материалов нужного качества будет доступно в нужном месте в нужное время.

Эта система обновляется каждый раз, когда товар продается или сырье используется для производства товара, чтобы знать, что будет доступно на следующий день. Это также позволяет вам заказывать продукты заранее, чтобы всегда иметь все необходимое.

Источник: pixabay.com

Когда люди думают о системе инвентаризации, ее обычно связывают с отраслью розничной торговли. Однако, хотя для успешной работы магазинам требуется эффективная система инвентаризации, она также используется во многих других видах бизнеса, таких как производство, коммунальные услуги, здравоохранение, правительство и образование.

Как часть цепочки поставок, система инвентаризации включает такие аспекты, как контроль и надзор за закупками (как у поставщиков, так и у клиентов), обслуживание складских запасов, контроль количества продуктов для продажи. и выполнение заказов.

значение

Эффективная система инвентаризации - незаменимый компонент любой розничной или производственной операции. Его основная цель - точно вести физический учет продуктов, принадлежностей и материалов, хранящихся на складе.

Некоторые из наиболее важных элементов хорошо разработанной системы - это описания предметов, система нумерации, стандартизация единиц измерения и точная маркировка предметов.

После создания система инвентаризации может использоваться для контроля и обслуживания хранимых товаров, чтобы гарантировать, что запасы не будут потеряны из-за порчи или кражи.

Знание того, когда делать повторный заказ, сколько заказывать, где хранить запасы и т. Д., Может быстро стать сложным процессом. В результате многим компаниям требуется программное обеспечение или система управления запасами с большими возможностями, чем простые базы данных и ручные формулы.

Это жизненно важно для контроля затрат на закупку и достижения целей обслуживания клиентов. Хотя программное обеспечение для управления запасами является полезным инструментом управления, ключом к хорошей системе является надежность создаваемых процедур.

Что такое система управления запасами?

Система управления запасами относится к стратегиям, которые компании используют для обеспечения достаточных запасов сырья для производства и готовой продукции для продажи при минимизации затрат на запасы.

Хранение избыточных запасов обходится дорого, потому что пространство и финансовые ресурсы, вложенные в продукты, часто могут быть лучше использованы в других областях.

Однако в то же время низкие запасы могут привести к дорогостоящим остановкам производства или задержкам в выполнении заказов. Системы управления запасами помогают компаниям найти тонкий баланс между слишком малым и слишком большим запасом.

Для чего это?

Системы управления запасами помогают отслеживать запасы и предоставлять данные, необходимые для их контроля и управления.

Это технологическое решение, которое объединяет все аспекты деятельности организации, включая отгрузку, закупку, получение, складирование, оборот, отслеживание и реорганизацию.

Хорошая система управления запасами выполняет все это, применяя целостный подход к инвентаризации и позволяя компаниям использовать методы, которые оптимизируют производительность и эффективность всей цепочки поставок.

С другой стороны, он поддерживает правильные запасы в правильных местах, чтобы соответствовать ожиданиям клиентов.

Независимо от того, какой тип системы управления запасами вы выберете, убедитесь, что она включает систему для идентификации предметов запасов и их информации, включая этикетки со штрих-кодом.

Также важно, чтобы в него входили аппаратные средства для сканирования этикеток со штрих-кодом, центральная база данных для всего инвентаря, а также возможность анализировать данные, создавать отчеты и прогнозировать спрос.

Стратегии инвентаризации

Соответствующие стратегии управления запасами различаются в зависимости от отрасли. На нефтебазе можно хранить большие объемы запасов в течение длительных периодов времени, позволяя дождаться восстановления спроса.

Несмотря на то, что хранение нефти является дорогостоящим и сложным делом, нет риска, что запасы будут испорчены или не соответствуют спецификации.

Однако для компаний, занимающихся скоропортящимися товарами или продуктами, спрос которых чрезвычайно чувствителен ко времени, это не вариант накопления запасов. Неправильная оценка сроков или количества заказов может быть очень дорогостоящей.

Типы

-Система вечной инвентаризации

В системе непрерывного учета запасов записи запасов постоянно обновляются, подсчитывая добавления и вычитания по мере поступления, продажи, перемещения элементов запасов из одного места в другое, выбора для потребления и выбрасывания.

Некоторые организации предпочитают этот тип системы, потому что он предоставляет актуальную инвентарную информацию и лучше справляется с инвентаризацией.

Система постоянного учета запасов также предпочтительна для отслеживания запасов, поскольку при правильном управлении она постоянно дает точные результаты.

Этот тип системы лучше всего работает при использовании вместе со складскими запасами базы данных с количествами запасов и местоположениями полок, обновляемыми в реальном времени сотрудниками с помощью сканеров штрих-кода.

Проблемы, которые нужно преодолеть

С этим типом систем связаны некоторые проблемы. Во-первых, эта система не может обслуживаться вручную и требует специального оборудования и программного обеспечения, что приводит к более высокой стоимости внедрения, особенно для компаний с несколькими филиалами или складами.

Для системы непрерывной инвентаризации необходимы повторные обновления и обслуживание, что также может быть дорогостоящим.

Еще одна проблема, связанная с использованием этого типа системы, заключается в том, что с течением времени зарегистрированные запасы могут не отражать фактические запасы, поскольку частые подсчеты инвентаризации не используются.

В результате на инвентаризационные записи влияют ошибки, украденные или неправильно отсканированные предметы, из-за чего они не соответствуют счетам инвентаризации.

-Система регулярной инвентаризации

Система периодической инвентаризации не отслеживает запасы постоянно, а позволяет организациям знать начальный и конечный уровни запасов за определенный период времени.

Эта система отслеживает инвентарь, используя физический подсчет. Когда инвентаризация завершена, остаток на счете закупок добавляется к счету запасов и корректируется, чтобы соответствовать стоимости конечных запасов.

Компании могут выбрать, рассчитывать ли стоимость конечных запасов с использованием LIFO, FIFO или другого метода учета запасов, имея в виду, что начальные запасы - это завершающие запасы из предыдущего периода.

У использования системы периодической инвентаризации также есть некоторые недостатки. Во-первых, пока завершается инвентаризация, нормальная коммерческая деятельность почти приостанавливается. В результате из-за нехватки времени рабочие могут в спешке проводить физический учет.

В этой системе могут происходить более частые ошибки и мошенничество, потому что нет постоянного контроля над запасами. Также становится труднее определить, где возникают расхождения в инвентаризационных подсчетах, потому что между подсчетами проходит много времени.

Как внедрить систему инвентаризации в компании?

-Разработка системы хранения

Организуйте продукты

Первое, что нужно сделать - это организовать ваши хранящиеся продукты так, чтобы вы могли легко получить доступ и подсчитать каждый предмет в вашем инвентаре. Надо все промаркировать, чтобы можно было легко распознать и разместить материалы в нужном месте.

Эффективность системы инвентаризации во многом зависит от точности подсчета предметов, подлежащих инвентаризации. Неправильный подсчет может вызвать расхождения в бухгалтерском учете, привести к перевыпуску и перепроизводству.

Требования к хранилищу

Следующим шагом является расчет физических размеров, необходимых для хранения инвентаря. Это может быть целый склад или небольшой чулан, в зависимости от размера товаров или материалов и объема продаж.

Также следует учитывать любые особые условия, необходимые для хранения, такие как контроль температуры или влажности.

Запасы должны быть размещены эффективно, чтобы улучшить управление им. Каждый товар должен быть расположен так, чтобы наиболее доступным был тот, который имеет наибольший оборот.

Следует также рассмотреть возможность утилизации нечасто проданных устаревших товаров.

Рассмотрим систему штрих-кода

Если у вас большой инвентарь, вам понадобится способ отслеживать предметы. Самый простой способ сделать это - использовать систему штрих-кода. Если у вас есть несколько типов предметов, вы можете использовать визуальную систему.

-Взять инвентарь

Обучить рабочих

Люди, которые работают с инвентарем, являются наиболее важным аспектом системы. Если они не обучены или не знают, кто должен действовать, эффективность и точность управления пострадают.

Сотрудники должны быть обучены всем аспектам системы инвентаризации, например, что нужно делать в каждой точке, кто должен это делать и как это должно быть задокументировано.

Выполняйте периодические подсчеты

Частота, с которой проводится инвентаризация, будет иметь значительное влияние на точность системы инвентаризации. Для некоторых типов операций требуются более частые интервалы инвентаризации, чем для других.

Важно в первую очередь сосредоточиться на наиболее важных моментах. Например, вы можете установить высокоприоритетные товары, которые составляют 80% продаж. Затем можно создать категории со средним и низким приоритетом для товаров с меньшим объемом продаж. Это позволит не тратить время на подсчет товаров с низкими продажами.

-Самостоятельные инвентаризации

Подобрать данные

Инвентарь должен быть скорректирован из-за кражи, устаревания, порчи или повреждения. Уменьшение запасов объяснит разницу между инвентаризацией и инвентаризацией, зарегистрированной в книгах.

Отдельные функции

Для управления запасами требуется как управление физическими запасами, например подсчет и перемещение запасов, так и административные задачи, такие как представление соответствующей документации и бухгалтерский учет.

Эти две функции должны выполняться разными отделами, что снижает риск кражи.

-Улучшить управление запасами

Оптимизировать уровни запасов

Уровни запасов должны поддерживаться на правильном уровне, чтобы максимизировать прибыль и уменьшить убытки.

Хранение слишком большого количества запасов увеличивает риск устаревания, повреждения и порчи, а недостаточное хранение означает потерю возможностей продаж.

Развернуть программное обеспечение

Хотя использование электронной таблицы может работать для малого бизнеса, крупным компаниям потребуется программное обеспечение для управления запасами.

Система может быть интегрирована с другим программным обеспечением для бизнеса для создания интегрированной системы и автоматизации операций.

Методы и инструменты управления запасами

ABC инвентаризация

Нежелательно иметь одинаковую степень контроля над всеми товарно-материальными запасами, поскольку каждая из них зависит от ее годовой стоимости потребления.

Таким образом, этот метод управления запасами используется для определения важности каждого элемента в запасе в соответствии с его годовой потребляемой стоимостью. Они классифицируются как A, B и C.

Предметы высокой стоимости классифицируются как «А». Обычно они составляют 15-25% товарно-материальных ценностей, что составляет 75-80% годовой стоимости потребления. Над этими предметами должен вестись строгий контроль.

Категория «В» состоит из товаров, имеющих меньшую потребительскую ценность. Он состоит из 20% -30% товарно-материальных ценностей, что составляет 10% -15% от стоимости годового потребления. В отношении этих пунктов необходимо поддерживать разумный контроль.

Менее важные предметы в инвентаре классифицируются как «C». Он состоит из 45% -65% товарно-материальных ценностей, что составляет 5% -15% от стоимости годового потребления. Из-за низкой стоимости этих предметов контроль над ними практически отсутствует.

Метод трех лотков

Он основан на концепции системы Канбан, используемой японскими производителями, которая регулирует поставку товаров с помощью карточки, отображающей набор спецификаций.

Рабочие центры отображают эту карточку, когда они хотят получить инвентарь из лотков с расходными материалами.

Все три лотка, один на заводе, один на складе и третий на предприятии поставщика, хорошо оснащены карточкой Канбан для отслеживания движения запасов.

После использования инвентаря из лотка, размещенного на полу, он пополняется из лотка для хранения. Впоследствии складской лоток отправляется поставщику для заполнения из зарезервированных запасов. Сразу же поставщик произведет дополнительные запасы, чтобы заполнить пустую корзину.

Как раз вовремя

Это метод, при котором материалы приобретаются за несколько часов до использования. Это принято компаниями, чтобы уменьшить ненужную нагрузку на запасы в случае, если спрос меньше запланированного.

Целью этого метода является увеличение оборачиваемости запасов и снижение затрат на обслуживание хранилища.

Таким образом, отпадает необходимость в хранении больших запасов. Чтобы воспользоваться преимуществами этого метода, между доставкой материала и производственным циклом должен быть правильный выбор времени.

Компьютеризированная система

Этот инструмент объединяет в единую систему все функции, связанные с управлением запасами. Программное обеспечение этого типа позволяет компании контролировать уровень запасов, автоматически обновляя запасы, регистрируя изъятия и просматривая остатки.

Ваши преимущества могут быть максимизированы, если вы интегрируете свою систему управления запасами с другими системами, такими как бухгалтерский учет и продажи, которые помогут вам лучше контролировать уровни запасов.

Количество фиксированного заказа

В этом методе фиксируются максимальный и минимальный уровни запасов. Фиксированное максимальное количество запасов может автоматически пополняться, когда уровень запасов достигает минимального уровня запасов или установленной точки повторного заказа.

Компания должна установить максимальную и минимальную емкость складских запасов в зависимости от складских площадей и тенденций продаж.

Этот метод помогает уменьшить количество ошибок при повторном заказе и эффективно управлять емкостью хранилища.

Примеры

NetSuite ERP

Эта система предназначена для управления запасами независимо от объема или местонахождения. Это позволяет вам соответствовать ожиданиям клиентов или поставлять заказы на работу на склад.

С помощью встроенных инструментов и функций можно отслеживать запасы в нескольких местах, а также контролировать заказы и страховые запасы.

Решение, разработанное для средних и крупных компаний, гарантирует, что у вас будет большой объем запасов для удовлетворения потребностей в заказе в любое время.

Zoho Inventory

Что вы сразу оцените в этой системе управления запасами, так это то, что она является частью набора бизнес-приложений Zoho, одного из наиболее широко используемых брендов корпоративного программного обеспечения.

Большим преимуществом Zoho Inventory перед другими системами является его совместимость с другими приложениями для повышения производительности Zoho, что обеспечивает стабильную миграцию данных между продуктами Zoho.

Это означает, что вы можете управлять запасами, продажами, человеческими ресурсами и отношениями с клиентами, используя единую платформу.

QuickBooks

Хотя QuickBooks известен многим как отличное программное обеспечение для бухгалтерского учета, его инструмент управления запасами способен идти в ногу с лучшими инструментами управления запасами на рынке.

Учитывая, что бизнес занимается продажей товаров или услуг, логично, что программное обеспечение для бухгалтерского учета могло бы управлять всеми этими товарами.

Во-первых, QuickBooks заботится об обновлении количества товаров, которые покупаются или продаются. Быстрый просмотр этой функции должен позволить вам легко определить, что продается, а затем определить, что нужно изменить.

Пока вы занимаетесь другими задачами, QuickBooks работает в фоновом режиме, чтобы привести значения запасов в баланс.

Ссылки

1. Николь Понтиус (2019). 4 типа систем управления запасами: бессрочная vs. Периодический контроль запасов и поддерживающие их системы управления запасами. Camcode. Взято с: camcode.com.
2. Деловые жаргоны (2019). Система управления запасами. Взято с: businessjargons.com.
3. Майкл Р. Льюис (2019). Как разработать систему инвентаризации. Вики Как. Взято с: wikihow.com.
4. Анам Ахмед (2018). Что такое системы инвентаризации? Bizfluent. Взято с: bizfluent.com.
5. TradeGecko (2019). Что такое управление запасами? Взято с: tradegecko.com.
6. Адам Хейс (2019). Управление запасами. Investopedia. Взято с сайта investopedia.com.
7. Справочник для бизнеса (2019). Системы управления запасами. Взято с сайта referenceforbusiness.com.
8. Финансы онлайн (2019). 10 лучших систем управления запасами на 2019 год. Взято с: financesonline.com.