ОТВЕТСТВЕННЫЙ СЕКРЕТАРЬ: ПРОФИЛЬ, НЕОБХОДИМЫЕ НАВЫКИ И ФУНКЦИИ - ДУДАС - 2026

Исполнительный секретарь является работа или профессия , которая служит для обеспечения максимальной поддержки высокопоставленных сотрудников в компании или организации. Он будет тем, кто будет организовывать и поддерживать график руководителей и помогать им выполнять широкий спектр административных задач.

Цель состоит в том, чтобы способствовать общей эффективности бизнеса, обеспечивая своевременное и эффективное выполнение всех порученных вам административных задач. Секретарь - это человек, который обеспечивает административную поддержку. Они могут выполнять такие задачи, как написание и хранение файлов, ответ на телефонные звонки и передача сообщений.

Источник: pixabay.com

С другой стороны, исполнительный секретарь или административный помощник также выполняет некоторые из этих действий, наряду с координацией работы офиса, исследованием продуктов, взаимодействием с поставщиками, заказом продуктов и созданием базы данных. .

Исполнительные секретари обычно получают более высокую заработную плату, чем секретари, потому что они выполняют функции высокого уровня и повышают производительность офиса.

Обязательный профиль

- Степень бакалавра делового администрирования или смежных областей.

- Подтвержденный опыт работы в качестве ответственного секретаря или на аналогичной административной должности.

- Должен быть компетентным в комплексном использовании Microsoft-Office и программного обеспечения для бэк-офиса, например, ERP-систем.

- Глубокие знания офисной администрации и основных процедур бухгалтерского учета, а также соответствующие технические термины, используемые в отрасли.

- Знакомство с основными методами исследования и методиками отчетности.

- Отличные организаторские способности и навыки тайм-менеджмента.

- Отличные коммуникативные навыки и навыки ведения переговоров.

- Честность и конфиденциальность.

Исполнительные секретари должны быть быстрыми профессионалами с отличными навыками тайм-менеджмента и многозадачностью. Благодаря своему усердию и компетентности в работе руководители могут сосредоточиться на своих управленческих обязанностях, не беспокоясь о других задачах.

Многие менеджеры в значительной степени полагаются на своего исполнительного секретаря, который координирует повседневные задачи и придерживается графика. Тактичность и напористость необходимы, чтобы распорядиться временем менеджера.

Необходимые навыки

Исполнительные секретари должны владеть базовыми навыками, такими как письмо, грамматика, орфография и пунктуация, а также иметь опыт использования офисного оборудования и распространенных программных приложений, таких как обработка текста, электронные таблицы и графика.

В равной степени они должны обладать отличными навыками тайм-менеджмента и способностью эффективно выполнять различные обязанности.

С другой стороны, исполнительному секретарю нужны и другие качества, такие как рассудительность, дипломатичность, осмотрительность и способность решать проблемы автономно.

Им необходимы сильные коммуникативные навыки для взаимодействия с общественностью, написания отчетов и обзора публикаций.

Активно слушать

Вы должны знать, как уделять все внимание тому, что говорят другие люди, находить время, чтобы понять, что делается, задавать вопросы по мере необходимости и не перебивать в неподходящее время.

Понимание прочитанного

Полное понимание письменных предложений и абзацев в рабочих документах.

Тайм-менеджмент

Знайте, как эффективно управлять своим временем и временем других людей.

Уметь говорить

Четко говорите с другими людьми, чтобы эффективно передавать информацию.

Письмо

Обеспечьте эффективную письменную коммуникацию в соответствии с потребностями аудитории.

Критическое мышление

Использование логики и рассуждений для определения сильных и слабых сторон решений, выводов или альтернативных подходов к возникающим проблемам.

Проактивное обучение

Поймите значение новой информации для решения текущих и будущих проблем и принятия решений.

Координация

Корректировка действий по отношению к действиям других.

Обзор

Анализ и оценка работы себя, других людей или организаций с целью улучшения или принятия корректирующих мер.

Характеристики

Ответственный секретарь может отвечать за мелкую кассу и бухгалтерский учет, но также может управлять бюджетом. Вы можете публиковать статьи на веб-сайте, но вы также можете создавать дизайн и управлять им.

Вы можете ввести данные в электронную таблицу, которую вы разработали и использовали для своих функций отчетности.

Ответственный секретарь может контролировать административный аппарат. Часто подчиняется непосредственно генеральному директору и может поддерживать одного или нескольких руководителей высшего звена.

обязанности

Внимание к руководству

- Поддерживайте повестку дня руководителей и помогайте в планировании встреч, заседаний совета директоров, конференций и т. Д.

- Посещайте собрания, чтобы подготовить протоколы собраний, а затем составить их, расшифровать и распространить.

- Организуйте все поездки для руководителей: покупка билетов, бронирование гостиниц, доставка путевых расходов, управление и проверка соответствующей документации и т. Д.

- Проведение обязательных расследований, сбор данных и подготовка документов или отчетов для рассмотрения и представления руководителям, комитетам и советам директоров в соответствии с назначением.

- Обращайтесь с конфиденциальными документами, следя за тем, чтобы они оставались защищенными и безопасными.

Внутреннее и внешнее взаимодействие

- Принимайте и фильтруйте телефонные звонки, перенаправляя их соответствующему человеку, когда это удобно.

- Управление, определение приоритетов и распределение всей входящей и исходящей корреспонденции (электронная почта, письма, факсы, пакеты и т. Д.), Чтение и анализ входящих записок, презентаций и отчетов для определения их важности и планирования их распространения.

- Готовить ответы на корреспонденцию, содержащую обычные запросы.

- Контролируйте использование канцелярских товаров и согласовывайте условия с поставщиками, чтобы заказы были более прибыльными.

- Встречи с отдельными лицами, группами с особыми интересами и другими лицами от имени руководителей, комитетов и советов директоров.

- Поприветствуйте посетителей и определите, следует ли им предоставлять доступ к конкретным людям.

Административная поддержка

- Храните электронные и бумажные записи в файле, чтобы информация была организована и легко доступна для быстрого поиска.

- Подготовка счетов-фактур, отчетов, писем, финансовых отчетов и других документов с использованием программного обеспечения для обработки текстов, электронных таблиц, баз данных и / или презентаций, а также оказание соответствующей помощи в бухгалтерском учете.

- Выполнять общие офисные задачи, такие как обслуживание систем администрирования и выполнение основных бухгалтерских задач.

- Координировать и направлять офисные услуги, такие как отчеты и составление бюджета, чтобы помочь руководству.

- Устанавливать и контролировать административные политики и процедуры, как для офисных служащих, так и для организации.

- Изучите производственные практики и процедуры, чтобы определить, можно ли внести улучшения в такие области, как рабочий процесс, процедуры отчетности или расходы.

- Контролировать и обучать другой административный персонал.

Ссылки

1. Работоспособный (2018). Должностная инструкция ответственного секретаря. Взято с: resources.workable.com.
2. Бет Гринвуд (2018). Разница между секретарем и исполнительным секретарем. Работа - Хрон. Взято с: work.chron.com.
3. Планировщик карьеры (2018). Ответственный секретарь и помощник по административным вопросам. Взято с сайта: job-descriptions.careerplanner.com.
4. Hrvillage (2018). Должностная инструкция исполнительного секретаря. Взято с: hrvillage.com.
5. BSR (2018). Обязанности исполнительного секретаря. Взято с: bestsampleresume.com