КАКОВ ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ДОКУМЕНТОВ? - КУЛЬТУРНЫЙ СЛОВАРЬ - 2026

Жизненный цикл документов состоит из последовательности этапов , через которые проходит файл на протяжении срока его полезного использования . Эти этапы варьируются от создания документа до момента его уничтожения или постоянного хранения в архиве.

Концепция жизненного цикла документов была создана в США после Второй мировой войны. Это было связано с необходимостью найти подходящий способ обработки большого количества накопившихся файлов.

Источник изображения: Wikimedia.org.

Каждая дисциплина по-разному подходит к жизненному циклу документов, учитывая его направленность и характер архива. Например, жизненный цикл юридического документа может иметь разные этапы, чем у академического документа.

В каждом случае соображения относительно того, как долго следует хранить документ, как его следует хранить или как его правильно использовать, различаются. Точно так же существуют разные подходы к этапам его жизненного цикла.

Например, могут быть документы, не представляющие ценности для компании или государственного учреждения из-за их возраста. Однако эти же архивы могут иметь большую историческую ценность для музея.

Еще одно фундаментальное отличие существует между аналоговыми и цифровыми документами. Хотя важность заключается в содержании документов, существование цифровых файлов подразумевает особенности обращения с ними и этапов их жизненного цикла.

Три возраста документов

Изображение: slideplayer

В 1972 году историк Карлос Вайффельс предложил теорию трех веков. В соответствии с этим, документы - это объекты, которые имеют жизненно важный процесс, в ходе которого изменяется их использование.

Как правило, документы интенсивно используются сразу после создания и в течение определенного времени. Однако со временем это использование сокращается до момента, когда оно полностью прекращается, потому что они архивируются или уничтожаются.

Согласно Виффельсу, этот цикл, который проходят все документы, делится на три возраста: административный или активный возраст, промежуточный или полуактивный возраст и неактивный или исторический возраст.

Административный или активный возраст (файл управления)

Относится к активному периоду документа. Он начинается в момент создания и проходит различные этапы, на которых часто консультируются, передаются и делятся.

Например, административный возраст счета за коммунальные услуги начинается с момента его создания. Затем продолжайте движение в течение ограниченного времени - во время доставки или отправки по электронной почте почтальоном, при проверке и при оплате.

Средний или полуактивный возраст (центральный файл)

Это тот период, когда документ утратил свою полезность, для которой он был создан. Поэтому он не так активен в использовании, как в административный век. Однако он сохранился и с ним можно нечасто обращаться.

Например, средний возраст счета за коммунальные услуги начинается тогда, когда после его оплаты он помещается в папку. Весьма вероятно, что к нему больше не будут обращаться, однако он хранится в файле на случай возникновения проблем.

Полуактивный срок жизни документов может варьироваться в зависимости от типа документа и контекста. Юридический документ, например, может иметь более длительный срок действия, чем счет за коммунальные услуги.

Неактивный возраст или исторический возраст (исторический архив)

Относится к заключительному периоду архивов. Однако не все файлы имеют одно и то же место назначения. В зависимости от характера они могут быть признаны историческими или уничтоженными.

Исторические архивы - это архивы, имеющие культурную или исследовательскую ценность. Поэтому на этом этапе ищут способы консервации, чтобы сохранить их как можно полнее.

Этапы жизненного цикла документов

Теория трех эпох в общих чертах устанавливает основные этапы, через которые проходят все документы. Однако есть и другие, более конкретные этапы, которые определяют полезность документов и обращение с ними.

Этапы, через которые проходит документ, зависят от его ценности, использования и контекста. В соответствии с этими характеристиками определяется, через какие этапы он должен пройти и каковы технические и административные положения для каждого из них.

Вот некоторые из основных этапов, которые проходит документ на протяжении всего срока службы:

1-Создание: состоит из создания документа в печатном или цифровом формате.

2-Хранение: в зависимости от формата, в котором был создан документ, он хранится физически или в цифровом виде. В некоторых случаях также рассматривается этап оцифровки, когда он является частью процесса.

3-Категоризация: относится к организации, классификации или индексации документов в соответствии с параметрами, установленными в каждом контексте.

4-Передача: относится к отправке и / или доставке документа в соответствии с его характеристиками. В настоящее время это может относиться к доставке по почте или по электронной почте, в зависимости от обстоятельств.

5-Распространение: этот этап относится к документам, которые являются общедоступными или необходимыми, поэтому после создания они должны быть раскрыты определенной группе людей.

6-Совместное использование: в настоящее время файлы можно упорядочивать для совместного использования и редактирования. Этот этап появился недавно и рассматривается исключительно для цифровых документов.

7-Консультации: относится к той стадии, на которой документы систематизируются таким образом, чтобы с ними можно было ознакомиться. Во время этого процесса очень важны положения о безопасности и / или доступности, в зависимости от того, кто, как ожидается, получит доступ к информации.

8-Архивирование или уничтожение: это заключительный этап жизненного цикла всех документов. Он соответствует моменту, когда решается, имеет ли он достаточную историческую ценность, чтобы его можно было сохранить, или, наоборот, он уничтожен.

Средства

1. Дармутский колледж. (СФ). Жизненный цикл документа: определения, вспомогательные технологии и приложения. Получено с: dartmouth.edu
2. Гонсалес, Л. (2015). Жизненный цикл документов: Теория трех веков. Получено с: bibliopos.es
3. Ларриви, Б. (2013). Что такое жизненный цикл электронного документооборота? Получено с: documentmedia.com
4. Роуз М. (СФ). Жизненный цикл документа. Получено с: whatis.techtarget.com
5. Йебра, М. (2016). Жизненный цикл документов - Испанская архивная система. Получено с: normadat.es.