ЗАЯВКА НА ЗАКУПКУ: ВИДЫ, КАК ОФОРМЛЯЕТСЯ И ПРИМЕРЫ - ДУДАС - 2025

Форма заявки на покупку - это документ, созданный отделом пользователей или персоналом склада для уведомления отдела закупок о товарах, которые необходимо заказать, количестве и сроках поставки. Покупка у бизнеса начинается со сбора требований.

После их составления следует сообщить в отдел закупок. Заявка на покупку - это документ, который будет содержать список этих требований. Во избежание мошенничества менеджерам отделов, как правило, не разрешается делать заказы напрямую у поставщиков или покупать от имени компании.

Вместо этого это другой отдел, называемый отделом закупок, который фактически размещает заказы у внешних поставщиков. Руководители различных отделов используют формы заявки на закупку, чтобы сообщить этому отделу, какие материалы необходимо закупить.

Заявки на закупку и заказы на поставку являются ключевыми документами в процессе приобретения товаров, необходимых компании для ее работы, стандартизации процесса заказа внутри и снаружи.

Типы

Ключевые моменты заявки на покупку заключаются в следующем:

- Это запрос в отдел закупок о приобретении определенного списка материалов.

- Требуется согласование закупочной организации.

- Это внутренний документ; то есть он остается внутри организации.

Вы можете создать заявку на закупку для следующих типов закупок:

Стандарт

Получать от поставщиков расходные материалы и материалы как для производственных процессов, так и для офисных расходных материалов и других активов.

Аутсорсинг

Поставить сырье поставщику и таким образом получить готовый продукт.

Партия

Получение материалов, которые хранятся на предприятиях компании, и поставщику за это платят.

Перевод

Чтобы получить материалы из другого отдела или области, которая находится в той же организации.

Внешняя служба

Для получения услуг стороннего поставщика, таких как обслуживание оборудования.

Как проработано?

Основными компонентами заявки на покупку являются:

- Номер заявки, позволяющий идентифицировать документ. Он должен быть напечатан заранее.

- Запрашивающий отдел.

- Дата заявки и запрашиваемая дата доставки.

- Имя лица, составляющего заявку, и подпись лица, выполняющего соответствующее разрешение.

- Запрошенные позиции должны быть подробно описаны, чтобы избежать неточных данных. Сумма должна быть точной; очень важно разместить необходимую единицу (килограммы, литры, единицы и т. д.).

- Подпись руководителя отдела закупок, одобряющего или не одобряющего покупку.

- Если у поставщиков уже были запрошены предложения, их необходимо приложить к заявке.

Процесс заявки на покупку

Процесс заявки на покупку используется организациями для размещения и отслеживания заказов на материалы. Это может быть что угодно, от сырья до офисной мебели и многого другого.

Когда руководитель отдела считает, что материалов на исходе, он заполняет форму заявки на покупку, которая включает поля, перечисленные выше.

Заявка на покупку - это форма, которую отдел компании отправляет в отдел закупок, со списком товаров, которые он хочет заказать у внешнего поставщика.

Этот процесс позволяет пользователям размещать заказ, получать одобрение руководителя и, что наиболее важно, разрешать сторонним поставщикам предоставлять ценовые предложения.

Когда менеджер по закупкам получает заявку на покупку в этом процессе, он может просмотреть всю информацию, предоставленную исходным пользователем. Менеджер просто выбирает, утверждена заявка или нет.

Если оно не будет одобрено, есть поле для указания причины решения, и запрашивающий отдел будет проинформирован об этом решении. Однако, если менеджер дает свое согласие, следующим шагом будет запрос предложения у поставщиков.

значение

Начать процесс покупки

Время от времени отделам компании потребуются материалы; заявка на покупку инициирует процесс покупки. Отдел закупок будет действовать в соответствии с силой документа.

Если возникнут какие-либо проблемы, этот документ будет служить доказательством того, что отдел заказал расходные материалы с определенной связью.

Это инструмент управления

При отсутствии надлежащего контроля сотрудники могут быть вовлечены в мошенничество, поскольку они могут запрашивать материалы для личного использования.

При оформлении заявки на покупку предусмотрены меры по недопущению мошенничества. Запрос должен пройти через несколько раз, чтобы убедиться в его точности и необходимости.

Защитите свой бизнес

Наличие заказов на реквизицию исключает возможность мошенничества. Активы компании также защищены.

Централизация закупочного процесса

Когда организация требует, чтобы все заявки выполнялись централизованно через отдел закупок, можно легко управлять всем процессом.

Покупатели также получают выгоду, так как теперь они могут объединять покупки и использовать покупательную способность организации для заключения лучших условий.

Примеры

Пример 1

Номер запроса: 00455

Дата: 15 мая 2018 г.

Имя заявителя: Аннализ Корво

Должность: руководитель обучения

Подразделение: Обучение персонала

Причина запроса: Следующие статьи необходимо использовать в учебном курсе «Обеспечение качества», который будет проводиться в течение недели с 16 по 20 июля 2018 года.

- 01 футляр маркеров для флипчарта.

- 12 карандашей.

- 01 флип-чарт с 20 белыми листами: 1 метр в ширину и 1,5 метра в длину.

- 12 однолинейных записных книжек нормального размера.

- 06 цветных маркеров для доски.

- 12 ластиков для стирания.

- 12 ручек с синими чернилами.

Прилагаются 2 цитаты, полученные от поставщиков канцелярских товаров.

Авторизовано: Альберто Морено

Должность: менеджер по персоналу

Управление людскими ресурсами

Пример 2

Производственный отдел Confecciones Tely, SA должен заказать различные материалы и заполнить форму заявки на закупку. Эта форма уведомляет отдел закупок о том, что эти расходные материалы необходимы.

Отдел закупок может одобрить или отклонить полученную заявку. В случае утверждения будет создан заказ на поставку.

Заказ на покупку отправляется поставщику для покупки продуктов. Поставщик производит и доставляет продукцию со счетом.

Приемный отдел принимает продукцию и передает отчет о приемке в бухгалтерию.

Если все документы соответствуют требованиям, бухгалтерия выдает подтверждение счета-фактуры кассиру, указывая, что оплата может быть произведена поставщику.

Ссылки

1. Деловой словарь (2018). Заявка на закупку. Взято с сайта: businessdictionary.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Что такое заявка на покупку? Взято с: myaccountingcourse.com.
3. Лесное время. Разница между заявкой и заказом на закупку. Малый бизнес - хрон. smallbusiness.chron.com.
4. Дани Хао (2018). Что такое заявка на покупку и почему она важна для вашего бизнеса. Заготовить. Взято с: blog.procurify.com.
5. Учебные пособия (2018). SAP MM - Заявка на закупку. Взято с: tutorialspoint.com.