7 САМЫХ ВЫДАЮЩИХСЯ ФУНКЦИЙ СЕКРЕТАРЯ - РАБОТА - 2025

Основные функции секретаря включают управление повесткой дня, обслуживание общественности и обработку конфиденциальной информации. Это человек, который отвечает за выполнение административных задач в офисе.

Эту позу может занимать мужчина или женщина, хотя чаще всего ее выполняет женщина.

Обычно они несут ответственность за конфиденциальные дела людей с определенной иерархией внутри компании, таких как директора, менеджеры, президенты и другие. Это делает их правой рукой руководителя, на которого они работают.

Если компания небольшая, основная нагрузка секретаря связана с основными офисными задачами.

Некоторые страны мира посвящают ему особый день в течение года, чтобы поблагодарить и отметить его работу. Например, в Колумбии, Перу и Мексике день секретаря - 26 апреля, а в Венесуэле - 30 сентября.

7 основных функций секретаря

Работа секретаря - оказывать поддержку своему боссу и сотрудничать с ним, чтобы он мог полностью выполнять свою роль в организации, без задержек и отвлекающих факторов.

Хотя характер компании влияет на тип работы, которую должен выполнять секретарь, можно сказать, что ее основными функциями являются:

1- Управление повесткой дня

Секретарь несет ответственность за своевременное обновление повестки дня человека, на которого она работает. Там вы должны отразить все свои рабочие обязательства, а иногда и личные.

Вы также должны вести учет данных всех людей и учреждений, с которыми ваш работодатель должен быть связан.

Повестка дня секретаря часто служит рабочим журналом руководителя, на которого она работает.

2- Внимание общественности

Внимание к публике - одна из важнейших задач, которую должен выполнять секретарь. Вы должны отвечать на звонки и записывать их причину, а также все данные, которые позволяют вашему работодателю эффективно реагировать на этот вопрос.

Он также принимает посетителей в офисе. Вот почему для секретаря важно поддерживать имидж, соответствующий корпоративному имиджу рабочего места.

Его роль заключается не только в том, чтобы приветствовать посетителей и заботиться о них, но и в том, чтобы давать первые инструкции и рекомендации по организационной культуре и внутренним процессам компании.

3- Управление документами

Секретарь не только получает и обрабатывает корреспонденцию от своего босса, но и пишет, читает, отвечает и хранит большинство писем, уведомлений, служебных записок и электронных писем своего работодателя.

Для этого вам следует использовать определенные программные приложения, которые позволят вам подготовить такие документы с большей гибкостью и скоростью.

Специфика этих компетенций будет зависеть от типа работы, которая требуется в той области, в которой вы работаете.

Секретарь ведет базу данных контактов своего начальника и хранит письменную корреспонденцию, а также протоколы встреч и другие документы, представляющие интерес, в офисе.

Секретарь обычно принимает к сведению вопросы, обсуждаемые на важных встречах.

4- Управление конфиденциальной информацией (внутренней и внешней)

Среди функций, которые выделяют хорошего секретаря, - это адекватное и эффективное управление всей чрезвычайно важной информацией для работы компании или учреждения, в котором она работает.

Например, вы должны контролировать юридические документы, которые могут потребоваться государственными органами в любое время.

Вы также можете получить доступ к информации из окружения или от любого из участников, связанных с компанией. Эта информация должна обрабатываться конфиденциально, эффективно и своевременно.

5- Организация офиса

Секретарь должен эксплуатировать и обслуживать офисное оборудование и мебель: телефоны, копировальные аппараты, принтеры, проекторы, мебель, шкафы для документов и многое другое.

Именно он контролирует инвентарь расходных материалов и оргтехники. Он также поддерживает порядок в физических и электронных файловых системах, чтобы информация была всегда доступна в случае необходимости.

У секретаря должно быть чистое и организованное рабочее место, поскольку это обычно одна из первых вещей, которую люди за пределами компании видят, входя в ее помещения.

6- Подготовка презентаций

Обычно руководитель должен представлять свои отчеты в форме презентаций, в которых резюмируется и ранжируется информация. Для этого он обычно обращается за помощью к своему секретарю.

Человек, который работает в секретариате, должен убедиться, что информация, которая там появляется, правильно отражает данные, которыми его начальник хочет поделиться.

Вы также должны быть осторожны, чтобы это презентация не содержала орфографических ошибок и соответствовала графическому оформлению компании.

7- Административное наблюдение

Секретарь также обязан осознавать, что соблюдаются правила и процедуры, необходимые для ухода за активами компании или учреждения, в котором она работает.

В соответствии с иерархическим уровнем своего начальника, секретарь может проверять точность данных, отражающих детализацию бюджетных операций.

Секретарь должен позаботиться об управлении и правильном управлении ресурсами в офисе.

Виртуальный секретарь

С ростом числа онлайн-вакансий появляется фигура онлайн-секретарей или виртуальных помощников.

Эти секретари выполняют большую часть описанных выше задач, но удаленно. В этих случаях секретари взимают плату за свои услуги по часам или по проектам.

Ссылки

1. Денежная культура (2015). 4 основные функции секретаря. Получено с: comofuncionaque.com
2. Кокемуллер, Нил (з / ф). Список обязанностей секретаря. Получено с: work.chron.com
3. Pymex (2016). Функции и обязанности административного секретаря. Получено с: pymex.pe
4. Волонтер сейчас (з / ж). Какая роль у секретаря? Получено с: diycomitteeguide.org
5. Уиндермир, Анна (з / ж). Каковы функции секретаря как помощника руководителя? Получено с: pyme.lavoztx.com