7 ОСНОВНЫХ ФУНКЦИЙ АДМИНИСТРАТИВНОГО ПОМОЩНИКА - РАБОТА - 2026

В функции референта являются задачами помощи и сопровождения к нормальной деятельности , которая развивается компания. Следовательно, они необходимы для их эффективной работы.

Эти виды деятельности обычно варьируются в зависимости от сферы деятельности компании, в которой они работают. Например, в специализированных офисах, таких как юридические фирмы, помощники обычно проходят специальную подготовку для выполнения определенных действий.

Однако есть функции, общие для всех областей, которые обычно связаны с распределением и управлением информацией в офисе. Сюда входит управление документами, архивами и организация мероприятий.

Но эта деятельность может стать намного более обширной. В некоторых случаях административные помощники также должны позаботиться об обработке бухгалтерской информации и даже гарантировать работу технологических ресурсов компании.

7 основных функций административного помощника

1- Управление документами

Одна из основных функций помощника по административным вопросам - помогать сотрудникам офиса в управлении документами и файлами.

Обычно эта задача связана с хранением, организацией и управлением файлами.

Однако в определенных случаях им также может быть необходимо писать, редактировать и просматривать документы.

В некоторых компаниях их даже просят диктовать письма или заметки и записывать протоколы проводимых встреч.

В некоторых случаях, например, когда речь идет о юридической фирме, требуется специальная подготовка для выполнения этих функций: помощнику по административным вопросам необходимо понимать терминологию и юридические процедуры.

С другой стороны, помощникам по административным вопросам, работающим в области медицины, нужны разные навыки. Они должны пройти необходимую подготовку по работе с пациентами и чтению медицинских отчетов.

2- Планирование мероприятий

Планирование офисных мероприятий также часто является обязанностью административных помощников. Размер этой ответственности может варьироваться в зависимости от размера компании.

Мероприятие может быть просто встречей или бизнес-ланчем, но это также может быть конференция или корпоративная вечеринка.

В любом случае участник должен управлять всеми критериями, связанными с событием.

Это включает в себя связь с поставщиками, бронирование, выбор меню и декора. Но это также включает в себя контакт, приглашение и подтверждение участников, докладчиков и лекторов, если это необходимо.

3- Личное внимание к пользователям и посетителям

Обслуживание клиентов обычно является одной из самых распространенных задач помощников администратора. Аудитория, на которую направлено внимание, всегда зависит от размера компании и ее бизнес-ориентации.

Малым предприятиям, которые напрямую обслуживают население, может потребоваться помощник по административным вопросам для обслуживания клиентов.

Когда это происходит, их работа направлена ​​на то, чтобы направлять и обслуживать их во время прохождения через объекты компании.

В более крупных компаниях помощник по административным вопросам должен будет посещать посетителей другого типа, например партнеров или крупных поставщиков.

В этом случае их миссия будет заключаться в том, чтобы направлять их в выполнении их повестки дня и во встречах с руководством или другими подразделениями компании.

4- Телефон и виртуальное внимание

Категория обслуживания клиентов включает телефонную и виртуальную помощь. В случае телефонной помощи включается ориентация клиентов и партнеров, а также организация и управление повестками дня.

Когда дело доходит до виртуального внимания, задачи будут зависеть от каналов, предоставляемых компанией для обслуживания клиентов или управления информацией.

В некоторых случаях это включает в себя обработку электронной почты, ответ, пересылку или архивирование сообщений по мере необходимости.

В других случаях, когда виртуальные каналы связи более разнообразны, могут быть включены другие задачи, такие как обслуживание публики через системы чата или даже ответы на вопросы через социальные сети компании.

В крупных компаниях обычно есть персонал, специально ориентированный на эти каналы связи. В небольших компаниях эта задача часто возлагается на помощников по административным вопросам.

5- Управление повестками дня

Управление повестками дня часто является одной из самых важных задач для помощников администратора.

В эту ответственность входит получение запросов о встречах и встречах по телефону, лично или через Интернет и их внесение в повестку дня в соответствии с определенными критериями.

Сюда также входит планирование встреч внутри и вне компании, рабочих обедов и командировок.

В последнем случае помощник также несет ответственность за бронирование авиабилетов, отелей, ресторанов или конференц-залов по мере необходимости.

6- Бухгалтерский учет

Административные помощники иногда отвечают за мониторинг и регистрацию расходов, происходящих в компании. Эти обязанности могут быть простыми, например, запись определенных расходов в электронную таблицу.

В некоторых случаях от помощника требуется пройти обучение для решения более сложных задач. Например, в ваши обязанности может входить представление отчетности руководству.

Обычно это зависит от размера компании. У крупной компании обычно более специализированные роли; в них бухгалтерской информацией управляет человек, нанятый для этой цели.

Однако одним из основных навыков любого помощника администратора является владение программным обеспечением для офисного учета, например Microsoft Excel.

7- Технологический менеджмент

Управление технологическими ресурсами также входит в обязанности административных помощников. В этом смысле ваша ответственность заключается в том, чтобы все инструменты, необходимые для работы компании, работали нормально.

Это включает в себя создание резервных копий информации, содержащейся в компьютерном оборудовании, и обновление антивируса, среди других задач.

С другой стороны, он включает в себя управление таким оборудованием, как проекторы и ноутбуки.

Это также подразумевает пересмотр и обслуживание оборудования, необходимого для нормального развития деятельности, за которую он несет ответственность.

Это не означает, что помощник администратора должен обладать техническими знаниями. Его работа заключается, в частности, в найме технического персонала для периодического обслуживания оборудования во избежание сбоев.

Ссылки

1. Баки, Дж. (2017). Обязанности исполнительных секретарей и административных помощников. Получено с: thebalance.com
2. Карьерист. (2016). Работа помощником администратора - отличный выбор для универсалов. Получено с: carebuilder.com
3. Пффефер, Дж. (2016). Чем занимается медицинский административный помощник? Получено с: rasmussen.edu
4. Study.com. (СФ). Обязанности административного помощника. Получено с: study.com