15 САМЫХ ВАЖНЫХ ОФИСНЫХ ФУНКЦИЙ, КОТОРЫМИ ВЫ ОВЛАДЕВАЕТЕ - РАБОТА - 2026

В офисных функций она доминирует , являются административные мероприятия , осуществляемые персоналом компании, организации или учреждения, и которые необходимы для работы одного и того же. Если все сделано эффективно, результаты обычно будут намного лучше, чем если все будет сделано плохо.

Офисная работа обычно проводится с понедельника по пятницу, которая начинается с 8 или 9 утра и продолжается до 16 или 17 часов, хотя это зависит от страны или региона.

Большинство офисных работ требуют базовых навыков, таких как: свободное устное общение, умение писать, файлы и некоторый опыт работы с офисным оборудованием, таким как компьютеры, копировальные аппараты и т. Д.

В зависимости от уровня занимаемой должности или ответственности требуется, чтобы человек имел техническое, университетское или четвертое образование.

Основные функции офиса, которыми вы владеете

1- Планирование

Это первая и самая важная из задач, поскольку она заключается в определении того, как организационные методы и структуры могут способствовать бизнес-плану.

Существуют технологические инструменты, которые помогают впоследствии определять эти методы в задачах, распределяемых между членами команды, но только хорошее планирование может гарантировать, что в конечном итоге все будет способствовать достижению бизнес-цели.

Общее планирование требует четкого видения бизнеса и определенного иерархического уровня внутри компании, но каждый член команды должен планировать свою работу так, чтобы они могли достичь установленных целей и сроков.

2- Транскрипция и / или написание отчета

Задача, которая ежедневно занимает время тех, кто работает в офисе, - это написание на любом носителе отчетов, которые поддерживают или подробно описывают их функции или которые служат для объяснения остальным их коллегам деталей (предыстория, прогресс, результаты, плюсы и минусы). минусы и т. д.) конкретного проекта.

Эти документы также служат в качестве записи о деятельности организации, которой принадлежит этот офис, для будущих аудитов или обзоров.

3- Посещайте встречи

Это встречи между членами рабочей группы, во время которых обмениваются идеями о текущих проектах, представляются новые предложения, делятся презентациями, отчетами или отчетами.

Обычно у них есть цель согласовать всех присутствующих для достижения общей цели, распределив роли, задачи и сроки для каждого из них. Они также служат для решения проблем, которые могли возникнуть при выполнении задач.

Обычно они имеют очень определенную частоту, продолжительность и динамику. Точно так же то, что в них обсуждается, обычно записывается в минутах или минутах для хранения.

Некоторые организации проводят собрания ежедневно, другие - несколько дней в неделю, третьи - каждые две недели, третьи - ежемесячно. Частота встреч зависит от каждой компании и ее потребностей.

4- Расписание встреч

Речь идет о согласовании повестки дня всех людей, которые должны присутствовать на собрании, таким образом, чтобы они могли совпадать в определенном месте и в определенное время.

Это может быть непростой задачей, поэтому использование технологий может быть хорошей идеей. Существуют приложения, такие как ScheduleOnce, которые позволяют автоматически планировать собрания, позволяя приглашенным видеть доступные даты и выбирать удобное для них время.

5- Проверьте корпоративную электронную почту

Это задача, которая может занять много времени. Отчет Adobe, опубликованный в 2016 году по результатам самостоятельного опроса более тысячи сотрудников, показывает, что мы тратим в среднем 20,5 часов в неделю на проверку своей рабочей электронной почты.

Классификация, чтение и ответ на электронные письма - очень распространенная форма общения, позволяющая обмениваться файлами и впечатлениями, связанными с проектом или организационным процессом.

Хотя компании постоянно ищут более эффективные способы управления электронной почтой, для этого также существуют такие приложения, как Smart Labels Gmail.

Другой способ упростить эту задачу - включить стандартные шаблоны электронной почты или тексты, которые можно отправлять с минимальными изменениями разным получателям в разное время.

6- Финансовый менеджмент

В этой задаче необходимо гарантировать, что деньги отрабатывают свой жизненный цикл при покупке и продаже товаров и услуг; все счета были отправлены, отправлены, оплачены и отправлены. Конечно, есть офисы, которые только этим занимаются.

Эта деятельность также включает в себя обновление финансовой отчетности и юридических документов, чтобы не возникало проблем с правовой базой, касающейся данной организации.

7- Логистика

Эта функция гарантирует, что все товары, связанные с работой компании, доставляются на склады и со складов клиентов и обратно. Сюда также входит поддержание связи с поставщиками для получения сырья для производства новых продуктов.

Цель этой функции - гарантировать, что компания имеет в своем распоряжении все необходимое для продолжения производства товаров или услуг, которые она коммерциализирует.

8- Привлечь внимание

В офисе также требуется отвечать на телефонные звонки, поскольку это средство связи с клиентами, поставщиками и между самими сотрудниками.

Хотя это кажется простой задачей, для нее требуется определенный протокол, поскольку это может быть голос, который кто-то вне компании связывает с ее изображением. Поэтому важно соблюдать правила вежливости, поддерживать институциональный тон, умеренную громкость и словарный запас.

Другая важная информация, которую иногда упускают из виду при выполнении этой функции, - это записать как можно больше данных о человеке на другой стороне телефона; Это пополнит базу контактов компании и позволит вам правильно следить за вопросом, обсуждаемым во время телефонного разговора.

9- Файловая организация

Большинство задач, которые выполняются в офисе, генерируют некоторый документ: счета-фактуры, заметки, протоколы, протоколы, отчеты о продажах и т. Д.

В цифровом или бумажном формате это объем информации, который требует, чтобы кто-то отвечал за ее каталогизацию, архивирование и защиту в соответствии с уровнем ее важности для бизнеса.

Именно этот последний пункт, а именно защита информации, является проблемой, которая стала головной болью для многих организаций, поэтому появляется все больше и больше инструментов, протоколов и процедур, обеспечивающих безопасность файла и передачу данных. конфиденциальные данные в организации.

В некоторых случаях используются внешние жесткие диски, в то время как в других есть специальные серверы для этих случаев или платформы хранения в «облаке», такие как Microsoft OneDrive, Google Drive или Apple iCloud.

10- Распространение почты компании

Задача, которая, несмотря на то, что она не требует очень высокой академической подготовки, требует хорошей организации, ответственности и безотлагательности, - это распространение корреспонденции внутри офиса.

Эскиз дизайна, кредитная карта, отправленная банком, счета-фактуры от поставщика или ответное письмо от государственного учреждения - вот некоторые из документов, которые может ожидать любой сотрудник и по которым выполняется множество других процессов в рамках компании.

11- Служба поддержки клиентов

Эта функция заключается в физическом обслуживании клиентов с вопросами или жалобами на продукты или услуги, предлагаемые компанией.

12- Печать и копирование документов

Он состоит из распечатки документов, которые необходимо физически хранить, или изготовления копий тех, которые должны храниться в двух экземплярах или доставлены работникам компании.

13- Интервью с кандидатом

Это одна из задач процесса отбора персонала. Они могут проводиться индивидуально или в группах, то есть с акцентом на одного кандидата или нескольких.

14- Покупка принадлежностей и канцелярских товаров

Канцелярские товары необходимы для его эффективности. Канцелярские товары, чернила для принтеров, упаковка или бумага должны быть всегда в наличии, поэтому должен быть кто-то, кто будет руководить ими.

15- Административные функции

Административные процедуры необходимы компании для поддержания стабильности и достижения успеха в бизнесе. Осведомленность о юридических вопросах, оформление документов и другие бюрократические схемы - вот некоторые из этих функций.

Ссылки

1. Одра Бьянка (з / ж). Советы по организации и планированию офиса. Получено с: smallbusiness.chron.com.
2. Деловой тренд (2015). 7 офисных задач, которые можно и нужно автоматизировать. Получено с: es.sba.gov.
3. Девей Кейтлин (2016). Сколько часов своей жизни вы потратили на рабочую электронную почту? Попробуйте наш удручающий калькулятор. Получено с: washtonpost.com.
4. Лори Ривз. Список рабочих мест, работающих в офисе. Получено с: work.chron.com.
5. Чем занимается офисный помощник. Восстановлено с learn.org.
6. Чем именно люди занимаются на офисной работе. Получено с: reddit.com.