ЕДИНИЦА КОРРЕСПОНДЕНЦИИ: ФУНКЦИИ, СТРУКТУРА, ЗНАЧЕНИЕ - КУЛЬТУРНЫЙ СЛОВАРЬ - 2025

Соответствие блок представляет собой рабочую станцию , которая принимает, классифицирует, запись и централизованно распределяет внутренние и внешние коммуникации и документы для всех членов организации между различными отделами. Его цель - гарантировать, что они будут доставлены получателю эффективно, быстро и в наилучших условиях.

Частные и государственные организации или корпорации внедряют эту программу управления документами, чтобы упростить процессы контроля корреспонденции. Это процесс, который интегрирован в организационную динамику и позволяет достичь целей компании.

Отделение корреспонденции обеспечивает эффективную и оперативную доставку информации внутри компании. Источник: pixabay.com

От старых архивов до цифровой эры метод организации этого отдела имеет цель обеспечить легкий доступ к интересующей документальной информации и сохранить контрольные записи, файлы, руководства по процедурам и всю историю компания в физическом и / или цифровом формате.

В настоящее время разработано программное обеспечение для ускорения управления документами, которое оказало положительное влияние на окружающую среду, поскольку физический файл имеет тенденцию исчезать, а потребление бумаги предотвращается.

Точно так же доставка или получение корреспонденции через интранет и экстранет становится более динамичной и быстрой.

Характеристики

Подразделение корреспонденции имеет определенные функции, предназначенные для документирования, организации и эффективного распространения корреспонденции, которая содержит информацию, присущую бизнесу или предоставляемой услуге, а также всю жизненно важную документацию для поддержки административной и организационной деятельности.

Специфические функции корреспондентского блока включают следующее:

- Контроль входа и выхода документов.

- Распространяйте сообщения в соответствующие области.

- Обработка корреспонденции и коммуникаций внутри и вне компании.

- Сканировать документы.

- Заказать, классифицировать и описать документы документарного фонда компании.

- Сохранение и контроль документальной продукции.

- Присваивайте порядковые номера создаваемой или получаемой корреспонденции (хранению).

- Выберите документы и сообщения, которые необходимо сохранить, и перенесите их в центральный архив.

Структура

Отделение корреспонденции организовано в соответствии с размером и характеристиками компании или учреждения. Обычно это зависит от штаба, который разделен на два подразделения: одно для входа и одно для выхода.

У каждого подразделения есть определенные функции, направленные на администрирование и контроль всего, что связано как с внутренней, так и с внешней перепиской. Эти типы единиц структурированы следующим образом:

Лидерство

Он определяет правила и политику, которые рационализируют, стандартизируют и регулируют производство документов, методы распространения, отправку и получение корреспонденции и задания членов отдела. Другими словами, они скоординированно объединяют процесс управления документами и архивами и его эффективную систематизацию.

Соответствующая субъединица

Она отвечает за внедрение методов распределения и контроля в области управления документами на основе политик и правил, установленных компанией. Это делится на:

Входящая корреспонденция

Это документы, которые поступают и направляются в различные отделы учреждения. Документы поступают по этому направлению. Перед тем, как опломбировать акцепт квитанции, необходимо убедиться, что:

- Они действительно предназначены для учреждения или компании.

- Дело присуще учреждению или компании.

- Они должным образом скреплены печатью и подписаны.

- Приложения, если есть, полные. Если это не так, претензия должна быть немедленно направлена ​​эмитенту в письменной или устной форме.

- На штампе подразделения проставляется дата и время получения.

Контроль и доставка

Затем документы классифицируются, помещая символ, соответствующий отделу, куда они должны быть отправлены. Регистрация осуществляется в соответствии с основными контрольными данными, такими как дата получения, отделение, в которое оно направлено, регистрационный контрольный номер и данные исходного отправителя.

После этого этапа документации и классификации выполняется рассылка, которая заключается в отправке корреспонденции в каждый отдел или агентство. Указанный отдел проставляет штамп о подтверждении получения и согласия.

В случае, если будет установлено, что документ не адресован учреждению или не входит в его компетенцию, он будет возвращен отправителю с надлежащими объяснениями.

Исходящая корреспонденция

Эта область отвечает за получение корреспонденции и документов от каждого из отделов компании или учреждения и их организацию в соответствии с их назначением. Он выполнит отправку по соответствующим каналам, как только они подтвердят следующее:

- Документы должны быть написаны на институциональной бумаге.

- Документы должны быть подписаны (как оригинал, так и копия).

- Приложения должны быть приложены.

- Получатель и адрес должны быть правильными.

- При выезде и выезде должны быть указаны дата и код.

После рассмотрения и утверждения данных и характеристик, установленных для отгрузки, мы приступаем к предоставлению подтверждения получения.

Эта область берет на себя ответственность за отправку и доставку в пункты назначения после классификации их в соответствии с маршрутом (по почте, лично или напрямую, через обмен, среди прочего).

Конверты будут промаркированы, а содержащиеся в них документы будут идентифицированы в средствах контроля доставки или в счетах-фактурах в соответствии со способом, которым они были отправлены. Вы должны вернуть копию документов с печатью и подписью в качестве подтверждения получения.

Наконец, они размещаются в алфавитном, числовом, тематическом или хронологическом порядке, чтобы выполнить проверку и установить контроль.

значение

Отделение корреспонденции - это деликатная и строго конфиденциальная область. От этого зависит, что отношения и коммуникации внутри и за пределами учреждения будут осуществляться эффективно и своевременно.

Важность корреспондентского блока основывается на том факте, что именно он должен гарантировать сохранность, хранение и сохранность документов, которые составляют память учреждения или компании.

Основная цель - обеспечить своевременный доступ к письменной информации, которая обрабатывается внутри организации.

Ссылки

1. «Заочное отделение» Университета Сантьяго-де-Кали. Получено 8 июля 2019 г. из Университета Сантьяго-де-Кали: usc.edu.co.
2. Гутьеррес, Э. «4 шага для правильного формирования и организации документации вашей компании» in Они не являются бумагами. Получено 8 июля 2019 г. из Нет документов: nosonpapeles.com
3. Эскобар, К. «Организация документов» в Деятельности. Получено 8 июля 2019 г. из раздела "Действия": blogspot.com.
4. «Внутренние правила хранения и переписки» в Национальном пожарном управлении Колумбии. Получено 8 июля 2019 г. из Национального управления пожарной охраны Колумбии: firefighters.mininterior.gov.co.
5. «Отделы переписки и архивов в федеральном государственном секторе» Монтеррейский технологический институт и высшие учебные заведения. Получено 9 июля 2019 г. из Монтеррейского технологического института и высшего образования: itesm.mx