ПОСОБИЕ ПО ПРОЦЕДУРАМ КОМПАНИИ: ДЛЯ ЧЕГО ЭТО НУЖНО, ПОДГОТОВКА - ДУДАС - 2026

Руководство процедур компании является письменный документ , в котором перечислены пошаговые инструкции о том , как для завершения работы задачи или как для решения конкретной ситуации , когда она возникает на рабочем месте. В нем собраны лучшие практики компании и описания основных бизнес-процессов.

Это руководство также содержит методы и стандарты того, как предполагается выполнять работу. Создание руководства по процедурам помогает направлять компанию к росту, упрощая обучение и облегчая ее способность к расширению.

Это руководство может быть скоросшивателем с тремя кольцами, папкой на общем сетевом диске или автоматизированной версией, опубликованной в Интернете с использованием программного обеспечения для процедурного управления. Каждый должен понимать, из чего составлено руководство по процедурам и где его можно найти, когда оно кому-то понадобится.

Написание руководства по процедурам требует четкого понимания этапов каждого конкретного процесса. По мере роста бизнеса потребуются новые процедуры. Руководство по процедурам также можно рассматривать как библиотеку процедур.

В руководстве содержатся образцы процедур, которые можно использовать в качестве шаблона для новых рабочих процедур. Все сотрудники организации должны быть ознакомлены с политиками и процедурами компании; они всегда должны иметь немедленный доступ к руководству по процедурам.

Для чего это?

Используя хорошо составленное руководство по процедурам, компания может более эффективно содействовать обучению новых сотрудников.

Помимо обучения, руководство по процедурам предоставляет нынешним членам команды ресурс, позволяющий узнать о менее используемых процедурах, обеспечивая их выполнение с правильной формальностью при сохранении контроля качества.

Сотрудники должны понимать, чего от них ждут. Руководителям необходимо руководство по процедурам управления бизнес-процессами. Документируя стандарты, вы сообщаете о том, что важно для роста, качества и удовлетворенности клиентов.

Благодаря политикам и процедурам, влияющим на функциональную область, сотрудники, работающие на переднем крае, получают возможность принимать эффективные, экономящие время решения.

В руководстве по эффективным процедурам представлены соответствующие методы межведомственного взаимодействия, позволяющие сотрудникам работать вместе для решения повседневных бизнес-проблем, не требуя излишнего участия надзорных органов.

Цель руководства по процедурам должна заключаться в организации различного содержания, отражающего как формы, так и средства коммуникации компании, чтобы иметь возможность оказывать услуги или производить продукт с наименьшими затратами и в кратчайшие сроки.

Дополнительным преимуществом является поддержание высокого уровня удовлетворенности работой и мотивации сотрудников.

Как это сделать?

Перед разработкой руководства по процедурам важно понять разницу между политикой, основным процессом и процедурой.

- Политика - это набор основных принципов и связанных с ними указаний, сформулированных и применяемых руководством организации для направления и ограничения ее действий в достижении долгосрочных целей.

- Базовый процесс - это последовательность взаимозависимых и связанных процедур, которые на каждом этапе потребляют один или несколько ресурсов (время сотрудников, энергия, машины, деньги) для преобразования ресурсов в продукты. Эти результаты служат исходными данными для следующего этапа, пока не будет достигнута известная цель или конечный результат.

- Процедура - это последовательность действий или фиксированный план действий, определяемый шагами (содержащими четко определенные начальные и конечные точки), которые должны выполняться в одном и том же порядке для успешного выполнения задачи.

Определите основные процессы

Необходимо учитывать все основные процессы, которые есть в компании. Он начинается с определения, какие процессы будут обрисованы в общих чертах и ​​отображены в руководстве по процедурам, и создается сводка всех процедур, которые вы хотите включить.

Хотя не все процессы можно перечислить, важно определить наиболее фундаментальные и важные из них. Например, ресторан может определять основные процессы приготовления того или иного блюда, но не менее важен и процесс уборки ресторана.

Список основных процессов, которые необходимо охватить, должен быть создан, чтобы каждый из них можно было интегрировать в руководство по процедурам после составления карты. План будет действовать как руководство, чтобы гарантировать, что ни одна из задач не останется, когда руководство начнет писать.

Напишите введение

Включите краткое описание того, что включено в руководство, которое предназначено непосредственно для людей, которые будут использовать руководство, что читатели могут ожидать при использовании руководства, и лучший способ использования руководства (например, `` прочитать его от корки до корки '' конец "или" использовать как ссылку для поиска необходимых процедур ").

Составьте блок-схему каждого процесса

Каждый процесс определяется шагами или задачами, которые необходимы для его завершения. Пропуск шага может означать потерю или задержку заказа или наличие дефектного конечного продукта. Создание блок-схемы определяет рабочий процесс.

Чтобы завершить руководство, вы должны начинать с одного процесса за раз: начинать с первого процесса в схеме. Обрисовываются шаги, необходимые для завершения процесса, затем вы возвращаетесь и записываете детали для каждого шага.

Убедитесь, что каждый шаг ясен и краток. Каждый шаг должен содержать достаточно подробностей, чтобы каждый мог следовать инструкциям.

Например, предположим, что вы создаете процедуру для процесса продаж по требованию в Интернете. Сначала составляется блок-схема того, как с потенциальным клиентом связываются первоначально после того, как он запросил информацию: по телефону, электронной почте или текстовым сообщением.

Если с потенциальным клиентом не удалось связаться изначально, подсчитывается, сколько раз команда продаж отслеживает, с конкретными сценариями для каждого контакта.

При обращении к клиенту назначается другой сценарий, а также набор последующих действий, в зависимости от того, купил ли клиент продукт или решил подождать.

Дайте процедуру кому-нибудь прочитать

Важно, чтобы ваш коллега или кто-то из ваших знакомых прочитал его и следовал инструкциям в том виде, в каком они написаны. Этот человек может предоставить ценный отзыв, если есть шаги, которые вы не смогли выполнить или не поняли.

Процедура отлажена по комментариям. Возможно, вам придется переписать, отредактировать или добавить что-нибудь в инструкции.

Создавайте контрольные списки и формы

Для любого процесса членам команды проще следовать форме или контрольному списку. Вот почему необходимо разработать подробный шаблон, основанный на отображенном процессе.

Если вам нужно собрать конкретную информацию при входе клиента, вы должны убедиться, что в шаблоне есть вся необходимая информация, представленная в краткой форме.

Не следует предполагать, что члены команды помнят все, что указывает процедура, особенно когда клиент сидит напротив них. Контрольные списки и формы должны быть интегрированы как приложение к блок-схеме и этапам процесса.

Включите его в руководство по процедурам

После того, как каждому процессу назначена блок-схема и созданы все шаблоны сопроводительных документов, они интегрируются в полное руководство по процедурам. Пособие организовано по ведомственной основе.

Например, в руководстве по процедурам могут быть разделы «Продажи», «Операции» и «Распределение». Каждый раздел разделен на основные процессы этого отдела, как правило, в том порядке, в котором каждый основной процесс выполняется в общей доставке продуктов.

В разделе «Распространение» у вас может быть несколько основных процессов, таких как «Получить заказ», «Пакет для доставки», «Доставка» и «Отслеживание».

Руководство по процедурам организовано с оглавлением, и каждая процедура четко перечислена с жирным заголовком.

Титульный лист включается с названием руководства, оглавлением, введением и процедурами в порядке оглавления.

Можно даже разместить вкладки, чтобы члены команды могли легко просматривать руководство, чтобы помочь им найти соответствующие процедуры в своих отделах.

Наконец, копии делаются и распространяются. Поощряйте постоянную обратную связь и при необходимости обновляйте руководство. Руководство должно быть доступно в специально отведенной области каждого функционального места, в котором используются политики и процедуры.

Примеры

-Руководство по приготовлению гамбургеров особым способом.

-Руководство о том, как действовать в случае пожара, землетрясения или стихийного бедствия.

-Руководство по работе с жалобами клиентов или агрессивными клиентами.

-Руководство по подбору персонала.

-Руководство по работе в ресторане.

Ссылки

1. Кимберли Леонард (2017). Как мне написать руководство по стандартным операционным процедурам? Малый бизнес - хрон. smallbusiness.chron.com.
2. Крис Андерсон (2017). Что такое руководство по политикам и процедурам? Bizmanualz. Взято с: bizmanualz.com.
3. Бизфлюент (2017). Определение руководства по процедурам. Взято с: bizfluent.com.
4. Крис Андерсон (2017). Какова цель руководства по процедуре? Bizmanualz. Взято с: bizmanualz.com.
5. Лаборатория шаблонов (2018). 37 шаблонов наилучших стандартных операционных процедур (СОП). Взято с: templatelab.com.
6. Грег Марселло (2017). 8-ШАГОВОЕ РУКОВОДСТВО ПО СОЗДАНИЮ СТАНДАРТНОГО РУКОВОДСТВА ПО ПРОЦЕДУРАМ РАБОТЫ. LERN. Взято с: blog.lern.org.