ОТДЕЛ ЗАКУПОК: ХАРАКТЕРИСТИКИ, ФУНКЦИИ - ДУДАС - 2025

Отдел закупок - это подразделение компании, отвечающее за всю деятельность по приобретению сырья, запасных частей, услуг и т. Д. В соответствии с требованиями организации. Он предоставляет услуги, которые составляют основу многих промышленных, торговых и военных организаций.

Обеспечивает заказ и хранение материалов, необходимых для ведения бизнеса, на складе. Этот отдел находится в центре успешного управления цепочкой поставок и отвечает за минимизацию стоимости заказываемых продуктов, контроль уровня запасов и установление прочных отношений с поставщиками.

Хороший отдел закупок требует от поставщиков качества и будет следить за выполнением заказов от начала до приема. Помогите другим отделам определить потребности, управлять процессом подачи заявок и получать конкурентоспособные цены. Обычно они действуют как контролеры для обеспечения соблюдения бюджетов.

характеристики

Выступать в роли доверенных советников высшего руководства

Отдел закупок занимается корпоративным планированием и бюджетированием на высоком уровне. Это позволяет рассчитывать затраты на обратное проектирование и исследовать потенциально менее дорогие и / или более качественные альтернативы.

Стимулировать инновации поставщиков

Отдел закупок не только требует самой низкой цены, но и работает с поставщиками, чтобы снизить базовую стоимость их продуктов и услуг.

Они тесно связаны с «жизненным циклом инноваций», от первоначальной идеи до производства и постоянного улучшения.

Обеспечьте понимание основных данных поставщиков

Компании могут использовать эту информацию для создания прогнозной аналитики, обеспечивающей более глубокое понимание рынков.

Управление и снижение рисков цепочки поставок

Экономические кризисы научили, как важно знать о стабильности поставщиков. Отдел закупок имеет гораздо более четкое представление об этой области, чем любая другая часть организации.

Содействовать гибкому подбору персонала и развитию талантов

Чтобы найти подходящих кандидатов в отдел закупок, необходимо пересечь функциональные и географические границы.

В некоторых случаях ответ заключается в аутсорсинге или использовании общих сервисных организаций.

Характеристики

Получение материалов

Для производственной компании это может включать сырье, но также могут быть инструменты, оборудование или даже необходимые канцелярские принадлежности для отдела продаж и секретарей.

В розничной торговле отдел закупок должен следить за тем, чтобы на полках или на складах всегда было достаточно товаров, чтобы в магазине всегда был товар.

Особенно важно поддерживать товарный склад на разумном уровне. Чрезмерное инвестирование больших сумм в инвентарь может привести к проблемам с запасами и нехватке капитала для других видов расходов, таких как исследования и разработки или реклама.

Оценить цены

Отдел закупок отвечает за постоянную оценку того, получаете ли вы материалы по оптимальной цене, чтобы максимизировать рентабельность.

Вам необходимо сравнить цены, чтобы найти лучших поставщиков с наиболее разумными ценами для заказов определенного размера компании.

Отдел закупок может связаться с альтернативными поставщиками, договориться о более выгодных ценах для более крупных заказов или узнать о возможности получения товаров по более низким ценам из множества других источников.

Предварительное одобрение поставщика

Отдел закупок оценивает поставщиков с точки зрения цены, качества, мнения клиентов и времени выполнения заказов, составляя список утвержденных поставщиков.

Отслеживайте свои заказы

Заказы документируются в формах заказа на поставку. В них указывается важная информация о заказанных материалах, а также о заказанном количестве.

Эти формы используются, чтобы гарантировать получение заказанных продуктов и отслеживать время, необходимое для выполнения заказов.

Работа в офисе

Отдел закупок обрабатывает всю документацию, связанную с закупкой и доставкой материалов.

Это означает тесное сотрудничество с вашим бухгалтерским отделом, чтобы убедиться, что у вас достаточно денег для покупки товаров, чтобы денежные потоки шли бесперебойно и все платежи производились вовремя.

Соблюдение политики

Перед совершением покупки отдел закупок должен убедиться, что он соблюдает формальности для получения и утверждения бюджета, и он должен гарантировать, что материалы закупаются в соответствии с общей политикой организации.

значение

Снижение затрат

Отдел закупок играет важную роль в максимальном увеличении прибыли бизнеса. Сравнивайте цены и ведите переговоры с поставщиками, чтобы компания получала максимально выгодную цену на необходимые товары.

Вы также можете сэкономить, воспользовавшись гарантиями и скидками, о которых неспециалисты обычно забывают.

Помогает экономить, обеспечивая большую прозрачность в расходах компании. Это позволит вам заключать более выгодные контракты и высвободить денежный поток.

Предотвратить недостаточное количество материалов

Отдел закупок должен определить, какие продукты имеют решающее значение для бизнеса, и принять соответствующие меры для защиты своей цепочки поставок.

Чтобы гарантировать, что недостаточное количество материалов не повлияет на производительность, отдел закупок использует такие методы, как использование нескольких поставщиков.

Наличие нескольких источников означает использование нескольких поставщиков, предлагающих одни и те же продукты. Если возникает проблема с одним поставщиком, заказы могут быть увеличены для другого, чтобы компенсировать сбой.

Улучшить качество

Отдел закупок помогает повысить качество, устанавливая целевые показатели производительности. Затем он отслеживает фактическую производительность в сравнении с этими целями.

Критически важно измерять характеристики качества с помощью показателей таких атрибутов, как долговечность, внешний вид продукта или своевременность доставки.

Они тесно сотрудничают с поставщиками, чтобы развивать свои процессы и помогать им повышать качество.

Управляйте отношениями

Задача отдела закупок - заинтересовать поставщика в сотрудничестве с компанией. Заставьте поставщика инвестировать в долгосрочные отношения.

Отдел также должен управлять отношениями внутри компании. Вы должны работать с внутренними заинтересованными сторонами, такими как маркетинг, финансы, логистика и сбыт, чтобы убедиться, что все они согласованы.

Ищите инновации

Поскольку отдел закупок всегда находится в контакте с множеством внешних предприятий, он находится в идеальном положении для приобретения инновационных продуктов, которые могут обеспечить конкурентное преимущество для бизнеса с точки зрения цены, качества или удобства.

Ссылки

1. Alexis Writing (2018). Каковы функции отдела закупок в организации? Малый бизнес - хрон. smallbusiness.chron.com.
2. Википедия, бесплатная энциклопедия (2018). Управление закупками. Взято с: en.wikipedia.org.
3. Кейли Финн (2018). Роли отдела закупок в бизнесе. bizfluent.com.
4. BDC (2018). 6 способов, которыми отдел закупок может улучшить ваш бизнес. Взято с сайта: bdc.ca.
5. Роберт Боуман (2014). Пять характеристик закупочных организаций мирового класса. Forbes. Взято с: forbes.com.